PUSAT DATA DAN TEKNOLOGI INFORMASI
DEWAN PENGURUS PUSAT WAHDAH ISLAMIYAH
PERIODE 2022 - 2026
Bab III - Struktur Tim Pengelola dan Peran
Struktur Tim Pengelola dan Peran
Bab IV - Tata Kelola Teknologi Informasi
Tata Kelola Teknologi Informasi
Pembuatan / Pengembangan (Development)
Implementasi / Instalasi (Deployment)
Menetapkan dan Mengelola Target Kinerja TI
Mengedukasi dan Melatih Pengguna
Wahdah Islamiyah adalah organisasi Islam yang mulai berkembang dan mengukuhkan kedudukannya dengan merumuskan visi ”Wahdah Islamiyah Menjadi Ormas Islam Yang Eksis Secara Nasional Pada Tahun 1452 H / 2030 M”. Berdasarkan visi tersebut dirumuskan beberapa misi dan salah satunya adalah Menyediakan sistem Informasi Manajemen yang antisipatif dan aplikatif.
Kehadiran Pusat Data dan Teknologi Informasi yang selanjutnya disingkat PUSDATIN pada struktur organisasi di tingkat Lembaga Tinggi Wahdah Islamiyah merupakan salah satu langkah strategis dalam pencapaian visi dan misi Wahdah Islamiyah.
Dalam menjalankan tugas dan fungsi PUSDATIN sebagai organ yang berfokus pada Teknologi Informasi maka dibutuhkan IT Governance yang dapat menjadi acuan kerja, memantau dan mengendalikan keputusan-keputusan dalam kapabilitas teknologi informasi, yang dalam dokumen ini di sebut Panduan Umum Tata Kelola Teknologi Informasi.
Analisis kondisi yang melatar belakangi pentingnya Panduan Umum Tata Kelola Teknologi Informasi adalah:
Sebagai organ yang baru di struktur organisasi Wahdah Islamiyah, maka Pusdatin membutuhkan acuan yang menjadi koridor pelaksanaan tugas dan fungsinya sehingga keberadaan Pusdatin dapat mencapai value secara efektif dan efisien.
Dibutuhkannya regulasi dalam sistem pelayanan Pusdatin yang dapat dipahami oleh tim pengelola dan seluruh organ-organ yang berkaitan dengan pelayanan Pusdatin baik di tingkat DPP, DPW dan DPD serta Lembaga Tinggi lainnya.
Tujuan Panduan Umum Tata Kelola Teknologi Informasi adalah memberikan panduan kepada para pemangku kepentingan dalam bidang teknologi informasi dan stakeholder yang akan berkontribusi dalam lingkup teknologi informasi. Panduan ini juga menjadi pedoman pelaksanaan tugas dan fungsi Pusdatin dan layanan Pusdatin. Dengan adanya panduan ini diharapkan Pusdatin dapat berjalan berdasarkan prinsip terintegrasi, menyeluruh dan berdaya guna.
Ruang lingkup penerapan dan manfaat panduan umum tata kelola Teknologi Informasi ini mencakup:
DPP
Dewan Pimpinan Pusat (DPP) Wahdah Islamiyah dalam panduan tata kelola Teknologi Informasi ini terdiri atas dua unsur, yaitu
Panduan tata kelola menjadi acuan koordinasi dan integrasi pelaksanaan Teknologi informasi dan kebijakan-kebijakan yang berkaitan dengan teknologi informasi. Membantu pimpinan dalam pengendalian dan evaluasi ketercapaian tugas dan fungsi Pusdatin sebagai lembaga penyedia layanan Teknologi Informasi
Memberikan solusi terhadap kebutuhan layanan teknologi informasi, jaminan keamanan privasi dan panduan hak akses aplikasi yang berkaitan dengan wilayah kerjanya masing-masing.
Teknologi Informasi di lingkungan Wahdah Islamiyah dikelola berdasarkan 3 (tiga) prinsip utama, yaitu:
Mendorong konsep terintegrasi secara data. Integrasi dilakukan pada seluruh aplikasi dan layanan yang dikembangkan oleh PUSDATIN.
Aturan tata kelola ini berlaku secara menyeluruh untuk semua kader, unit, dan pimpinan pada semua level.
Teknologi Informasi yang dibangun diharapkan bermula dari kebutuhan yang memang krusial dibutuhkan dan mudah untuk digunakan.
Dalam model terintegrasi, jika sistem itu telah ada maka perlu dilakukan penggabungan atau sinkronisasi data menjadi satu kesatuan agar data itu menjadi utuh dan tidak terpisah atau parsial. Mulai meninggalkan konsep input data secara terpisah dari apa yang sudah dibuat sistemnya oleh Pusdatin. Penerapan integrasi dilakukan oleh Pusdatin dan/atau pengawalan dari Pusdatin jika sistem telah tersedia.
Membangun kerangka berpikir bahwa data itu penting dan semua aturan dan regulasi yang sudah ditetapkan oleh Pusdatin harus dipahami secara utuh dan menyeluruh serta berlaku untuk semua level kader dan pimpinan. Pola penerapan dari kerangka berpikir dibangun dengan membiasakan mengenalkan Pusdatin dan tupoksinya secara umum pada setiap acara yang diselenggarakan atau ketika sosialisasi sistem.
Sistem yang dibangun dari internal atau eksternal Pusdatin harus bersifat user friendly dan memprioritaskan pada keamanan, terintegrasi, tersentralisasi, dan sesuai dengan fungsi.
Bertanggung jawab dalam memutuskan, mengarahkan, mengontrol jalannya organisasi Pusdatin.
Bertanggung jawab dalam melaksanakan task-task sesuai dengan permintaan pada portal Pusdatin yang berkaitan dengan pembangunan sistem.
Bertanggung jawab dalam melaksanakan task-task hasil keputusan rapat Pusdatin dan tim eksternal Pusdatin.
Bertanggung jawab dalam menjalankan operasi devops 24/7 dan memastikan semua sistem yang berjalan pada server Pusdatin berjalan dengan baik.
Bertanggung jawab dalam mengolah data yang telah dikumpulkan dari sistem yang ada untuk dibuat ringkasan atau menganalisis data untuk kepentingan bisnis dan memanfaatkan kekuatan data untuk transformasi bisnis bagi Wahdah Islamiyah.
Bertanggung jawab menjelaskan semua program Pusdatin pada level DPP ke bawah. Humas akan menjadi corong penerangan bagaimana program-program yang dikerjakan oleh Pusdatin ini dapat dipahami oleh level kader secara umum.
Rencana Strategis Pengadaan dan Pengembangan Teknologi Informasi dalam suatu organisasi sangatlah diperlukan untuk menjamin bahwa seluruh sumber daya yang dimiliki diarahkan dan difokuskan demi kepentingan dan kebutuhan organisasi itu sendiri. Risiko terbesar yang dihadapi sebuah organisasi yang mengembangkan teknologi informasi tanpa memahami konteks kebutuhan organisasi adalah terbangunnya sistem yang tidak digunakan atau minimal berkinerja rendah, sehingga memberi dampak negatif seperti mubazirnya penggunaan dana, menghambat kinerja dan operasional organisasi, dan termasuk menurunnya kualitas pelayanan.
Olehnya itu, Pengadaan dan Pengembangan Teknologi Informasi dalam lingkup Wahdah Islamiyah harus direncanakan paling minimal melalui 4 (empat) aktivitas berikut ini, yaitu:
Pengadaan Teknologi Informasi di lingkup Wahdah Islamiyah secara terpusat berada di bawah koordinasi dan pengawasan Pusat Data dan Teknologi Informasi (Pusdatin) DPP Wahdah Islamiyah, dengan tahapan sebagai berikut:
Setiap Kader Wahdah Islamiyah diberi kesempatan untuk turut serta memberikan kontribusi terbaik dalam mewujudkan Ekosistem Wahdah Islamiyah yang Berbasis Teknologi Informasi. Pusdatin membuka peluang yang seluas-luasnya kepada kader Wahdah Islamiyah mengambil peran dalam mengembangkan ide global terkait Teknologi Informasi yang ditetapkan oleh Pusdatin, ataupun menawarkan ide pengadaan Teknologi Informasi yang mendukung dan memudahkan pelaksanaan Core Business Wahdah Islamiyah (Dakwah, Pendidikan, Sosial, Kesehatan dan Lingkungan Hidup).
Call for Code merupakan wadah bagi para kader Wahdah Islamiyah yang ingin menyambut ide global dari Pusdatin DPP Wahdah Islamiyah terkait pengadaan Teknologi Informasi. Pusdatin memberi kesempatan kepada kader untuk mengeksplorasi ide global tersebut menjadi ide yang lebih rinci dan spesifik.
Purpose Apps merupakan wadah bagi para kader Wahdah Islamiyah yang ingin menawarkan ide pengadaan Teknologi Informasi untuk mendukung dan memudahkan pelaksanaan Core Business Wahdah Islamiyah.
Request Apps merupakan wadah bagi para pengurus di tingkat Lembaga Tinggi Wahdah Islamiyah yang ingin mengadakan aplikasi atau Teknologi Informasi terkait bidang kerjanya masing-masing.
Rancangan / Ide Pengadaan Teknologi Informasi yang telah disetujui oleh Pusdatin, selanjutnya dibuat (develop) oleh pihak terkait, yang diawali dengan penandatanganan kontrak kerja. Dalam tahapan ini, Developer harus terus berkoordinasi dengan Pihak Pusdatin untuk melaporkan progres kerja yang dilakukan.
Proses pembuatan / pengembangan (Develop) teknologi informasi harus menyesuaikan durasi waktu yang telah disepakati bersama. Estimasi Waktu Pekerjaan dapat diusulkan oleh pihak developer dan disepakati bersama yang dibuktikan dengan adanya kontrak kerja dengan salah satu item kesepatakan ialah terkait durasi waktu.
Jika dalam proses developing diperkirakan akan macet dan membutuhkan waktu tambahan. maka pihak programmer harus melakukan pemberitahuan awal paling singkat sepekan sebelum deadline (batas waktu) yang telah disepakati sebelumnya di kontrak kerja.
Proses Uji (testing) Teknologi Informasi pasca develop merupakan tahap penting yang wajib dilalui untuk mengetahui seberapa layak teknologi informasi tersebut dapat diimplementasikan. Proses Uji disaksikan oleh Departemen/Lembaga terkait yang memiliki kebutuhan terhadap Teknologi Informasi tersebut.
Teknologi Informasi yang belum lolos uji akan dianalisis ulang (redevelop) dengan batas waktu yang ditetapkan oleh Pusdatin.
Teknologi Informasi yang telah selesai dibuat dan telah melalui proses uji (testing), selanjutnya diinstalasi oleh Pusdatin. Proses Instalasi Teknologi Informasi merupakan hak yang hanya dimiliki oleh Pusdatin, meskipun proses pembuatan teknologi informasi (develop) tidak ditangani langsung oleh Pusdatin.
Setiap pengguna layanan teknologi informasi memiliki harapan / ekspektasi terhadap kinerja teknologi informasi yang disediakan oleh Pusdatin. Target harapan tersebut harus ditetapkan dan tertuang dalam kontrak kerja antara Pusdatin dengan pihak developer. Selain menjadi indikator keberhasilan kinerja, juga menjadi alat pantau untuk memastikan bahwa teknologi informasi yang disediakan benar-benar bermanfaat dan memenuhi kebutuhan organisasi.
Setiap Data dan Informasi yang terhimpun melalui Teknologi Informasi yang disediakan oleh Pusdatin harus dijamin validitas dan integritasnya. Organisasi diwajibkan untuk memproteksi setiap aset teknologi informasi demi kepastian keamanan sistem. Secara prinsip terdapat tiga cara dalam menghadapi / mengatasi isu keamanan sistem, yakni dengan cara preventif, reaktif dan perbaikan kualitas secara kontinyu.
Di antara hal mendasar yang dilakukan sebagai upaya menjamin keamanan data dan informasi dalam sistem teknologi informasi Pusdatin adalah sebagai berikut:
Teknologi Single Sign On adalah teknologi yang mengizinkan para user (pengguna) agar dapat mengakses berbagai macam sistem / aplikasi Pusdatin hanya dengan menggunakan satu user account (akun pengguna) saja. Dengan demikian, para pengguna tidak perlu membuat banyak username dan password yang beragam pada setiap sistem / aplikasi yang dirilis oleh Pusdatin.
Multi-Factor Authentication adalah metode otentikasi terhadap user yang ingin mengakses sistem / aplikasi melalui banyak faktor, dimana user hanya dapat diberi akses untuk masuk ke dalam sistem / aplikasi hanya ketika user dapat memberi lebih dari 1 faktor atau bukti keabsahan diri. Dengan demikian, setiap sistem / aplikasi Pusdatin hanya dapat dimasuki oleh user yang telah dipastikan keabsahan dan kejelasan identitasnya sebagai pengguna karena telah melewati verifikasi berlapis.
Hak akses terhadap setiap data dan informasi yang terhimpun dalam sistem teknologi informasi Pusdatin dibatasi sesuai dengan kebutuhan yang dimiliki oleh setiap pengguna, yang penentuannya ditetapkan melalui Musyawarah Pengurus Harian (MPH) DPP Wahdah Islamiyah.
Tanda tangan digital menjadi salah satu bukti keaslian dari sebuah dokumen dan jaminan bahwa data dan informasi pada dokumen yang ditandatangani berasal dari sumber yang benar. Akses tanda tangan digital dilakukan melalui akun SSO[a].
Syarat dan Ketentuan adalah aturan seputar perilaku yang harus diikuti oleh setiap pengakses dan pengelola data yang terhimpun dalam sistem / aplikasi. Aturan perilaku tersebut menjadi Kode Etik yang harus dipenuhi demi terjaganya data privasi yang terhimpun.
Setiap pengguna teknologi informasi organisasi berhak mendapatkan kesempatan pembimbingan dan pelatihan penggunaan teknologi informasi. Organisasi diharuskan dapat mengidentifikasi dan memetakan kebutuhan pelatihan dari setiap pengguna. Dengan demikian, kompetensi pengguna dalam memanfaatkan teknologi informasi akan memaksimalkan berjalannya fungsi teknologi informasi yang digunakan dan tercapainya efektivitas dan efisiensi kinerja organisasi.
Mengedukasi dan mengarahkan kepada para seluruh kader dan unit untuk menggunakan aplikasi internal yang telah dibuat oleh PUSDATIN dan tidak lagi menggunakan aplikasi eksternal di luar dari aplikasi internal yang sejenis.[b]
Setiap persoalan yang dialami oleh pengguna teknologi informasi harus mendapatkan respon yang cepat dan tepat oleh pihak terkait di organisasi (Pusdatin). Olehnya itu, Pusdatin perlu menyediakan “helpdesk service”, yakni pusat pelayanan informasi yang akan membantu berbagai persoalan teknis yang dihadapi para pengguna teknologi informasi.
Helpdesk Service menjadi hal yang sangat urgen dan mesti dikembangkan. Termasuk yang berkaitan erat dengan hal tersebut adalah adanya prosedur penanganan insiden, mempelajari trend dan isu keluhan, mencari akar permasalahan, dan menetapkan resolusi atau pemecahan permasalahan.
Setiap data yang terhimpun dalam teknologi informasi yang disediakan oleh organisasi harus dikelola dan dirawat dengan sungguh-sungguh agar senantiasa tervalidasi dan terjaga integritasnya. Perawatan yang dimaksud antara lain pencadangan (backup), pemeliharaan media penyimpanan (storage device maintenance), pemutakhiran data, penghapusan atau pemusnahan data, dan lain semacamnya.
Pusdatin sebagai dapur organisasi juga harus mampu menyediakan berbagai macam data yang dapat diolah oleh setiap pengguna untuk dimanfaatkan lebih lanjut sehingga dapat menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi.
Sistem teknologi informasi harus bekerja selama 7 x 24 jam tanpa henti dengan kinerja atau performa yang standar. Untuk memastikan bahwa selama waktu tersebut seluruh perangkat teknologi informasi bekerja dengan baik, semua infrastruktur beroperasi secara prima, dan beragam database terjaga integritasnya, maka diperlukan pengelolaan yang andal dan profesional.
Untuk memastikan efektivitas implementasi teknologi informasi, dibutuhkan proses pengawasan dan pemantauan yang ketat. Indikator kinerja harus ditetapkan sebagai acuan untuk mengevaluasi, apakah sistem yang dibuat telah bekerja sebagaimana target atau harapan yang diinginkan atau tidak. Pengawasan dan evaluasi terhadap target kinerja tersebut harus dilakukan secara rutin. Jika terjadi penyimpangan, harus segera dilakukan langkah-langkah sistematis untuk menanganinya, sehingga segera dilakukan intervensi agar kinerja sistem yang berjalan dapat kembali pada situasi yang seharusnya.
Beberapa hal yang dibutuhkan penjelasan lebih detail akan dibuatkan dokumen terpisah yang merupakan turunan dari dokumen Tata Kelola ini. Dokumen ini merupakan versi awal dan akan terus berkembang untuk terus disempurnakan sesuai dengan kebutuhan.
Harus ada SOP yang dapat memperinci bagian-bagian yang dianggap masih global.
Beberapa Rekomendasi SOP yang diperlukan untuk memperjelas konsep umum di Dok. Tata Kelola:
[a]penambahan tanda tangan digital
[b]edukasi untuk menggunakan aplikasi internal dan tidak lagi menggunakan aplikasi eksternal
